COPEA moderniza processo de restituição de receitas com painel Qlik

Equipe COPEA: Júlio Massensini, Fábio Lopes, Carolina Mesquita, Daniela Corrêa, Luan Paz, Maria Magna, Júnia Gleice e José Sarto Gontijo.

A Coordenação de Processamento e Execução da Arrecadação (COPEA), vinculada à GEREC, promoveu uma significativa modernização nos fluxos de trabalho relacionados às solicitações de restituição de receitas recolhidas indevidamente ao TJMG. A mudança envolve a reestruturação dos formulários, a construção de um painel no QlikSense e a automatização de processos, proporcionando mais eficiência, transparência e agilidade.

Como funciona o novo fluxo?

Agora, toda solicitação de restituição — seja judicial, extrajudicial, administrativa ou da dívida ativa — requisitada no Portal do TJMG tramita diretamente para a Unidade Judiciária ou Cartório de 2ª Instância, via SEI. Quando deferidos, os dados dos formulários estruturados preenchidos são extraídos e alimentam o Painel de Business Intelligence (BI) no Qlik Sense, utilizado pela COPEA. As novas práticas estão em vigor desde o dia 4 de junho e eliminou a necessidade do preenchimento de planilhas de Excel utilizadas anteriormente para a controle e gestão.

O objetivo do painel é garantir o controle das informações de forma estruturada e integrada, possibilitando o acompanhamento do volume de solicitações, o monitoramento de prazos, a geração de indicadores estratégicos e a visualização de dados por instância, tipo de receita, modalidade de restituição e situação processual.

Dessa forma, a COPEA consegue tomar decisões mais ágeis, reduzir retrabalhos e aprimorar a transparência e a prestação de contas ao solicitante e às unidades internas.

Informações estratégicas no Painel B.I.

A construção do painel foi resultado de uma força-tarefa entre a CEINFO – responsável pelo QlikSense, a COSIP – responsável pelo SEI, a ASFIN – responsável pelo assessoramento jurídico do TJMG, e a própria COPEA. Entre os dados estratégicos disponibilizados no painel, estão:

·         Quantidade de restituições deferidas (por dia, mês e ano)

·         Valor total deferido

·         Restituições pagas e a pagar

·         Processos de 1ª e 2ª instâncias

·         Classificações por tipo de restituição, documento de arrecadação, receita e requerente

·         Prazo médio entre a solicitação e o deferimento

·         Prazo médio entre o deferimento e o pagamento

Mudanças no destino dos processos

Antes da modernização, a Administração dos Fóruns era responsável por distribuir as solicitações de restituição às comarcas correspondentes nos casos de 1ª instância, enquanto os processos vinculados à 2ª instância eram encaminhados à CORAC, que realizava a distribuição.

Com o novo modelo, esse fluxo foi otimizado: as solicitações que contêm o número do processo judicial são automaticamente direcionadas às Unidades Judiciárias, na 1ª instância (em fase final de desenvolvimento e implementação) ou aos Cartórios de 2ª instância, eliminando a etapa intermediária de distribuição. Já os formulários sem número de processo, continuam sendo recebidos e analisados diretamente pela COPEA, que realiza consultas internas e envia à unidade correspondente, para a análise processual.

O que muda para o solicitante

O formulário eletrônico está mais estruturado, com campos obrigatórios, instruções claras e navegação facilitada. No Portal TJMG, o acesso também foi aprimorado, com a nova posição do ícone “Guia de Custas” e a inclusão das abas “Manual, Ato Normativo e Emissão de CDT”, conforme layout ao lado.

Outra inovação importante é a inclusão, no fluxo de trabalho, da inserção, em lote, de forma massiva, do comprovante de Ordem de Pagamento Bancário (OPB), em cada processo SEI, através da automatização do processo com o Power Automate (plataforma para automação de processos e fluxos de trabalho), o que permite ao requerente consultar, de forma prática, o status da restituição solicitada. O processo fica disponível por 365 dias para acesso externo, período em que o requerente pode acompanhar o andamento, verificar o deferimento, consultar o comprovante de pagamento e, se necessário, peticionar.

Reposicionamento do ''GUIA DE CUSTAS'' no Portal do TJMG.

Automatização reduz tempo e amplia transparência nos pagamentos de restituições

Duas importantes entregas marcaram os avanços da COPEA no que diz respeito à automatização do pagamento das restituições: a implementação dos registros automatizados no SIAFI e a inclusão em massa dos comprovantes de pagamento nos processos SEI.

Desde 2 de novembro de 2024, as etapas de reclassificação das receitas (RRA) e individualização dos valores (ANA), anteriores ao envio à COFIN para o pagamento das restituições, passaram a ser registradas de forma automatizada, com a utilização de um robô. Essa mudança proporcionou uma expressiva redução no tempo necessário para a execução da etapa contábil, aumentando a eficiência operacional da área e diminuindo retrabalhos.

Avanços com as melhorias e otimizações

A modernização trouxe uma série de benefícios concretos:

·         Redução no tempo de processamento das solicitações

·         Mais clareza e padronização nas respostas

·         Menor incidência de erros no preenchimento dos formulários

·         Maior precisão nos registros no SIAFI

·         Transparência ampliada para o solicitante

·         Gestão mais eficiente das restituições deferidas

Perspectivas futuras

O próximo passo da COPEA/GEREC é aprimorar a base de dados para contemplar também os processos indeferidos e devolvidos ao solicitante para complementação de documentos/informações, permitindo análises mais completas e a construção de indicadores ainda mais robustos.

Além disso, há expectativa quanto à publicação de uma nova regulamentação sobre as restituições de receitas, bem como à futura integração com o sistema GFO, atualmente em desenvolvimento. Essas mudanças trarão novas demandas de aprimoramento e otimização dos processos de trabalho, já mapeadas e antecipadas pela equipe da COPEA.

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O que é Restituição de Receitas?

Ou restituição administrativa de receitas consiste na devolução de valores recolhidos indevidamente ao Tribunal e, que podem ser requeridos, conforme procedimento previsto na Portaria Conjunta nº 984/PR/2020.